En la Biblioteca de Control Documental podrá mantener disponibles y actualizados los documentos que su
organización requiere tener a mano para su correcta operación como son manuales, formularios,
reportes, acuerdos y esquemas en cualquier formato de almacenamiento electrónico.
Logre nuevos niveles de control y de seguridad sobre sus documentos electrónicos. Almacénelos y
recupérelos inmediatamente y obtenga además la información de a que departameto o
área pertenecen, quién los publicó, quién los autorizó, cuántas
versiones se han publicado de cada documento y cuáles están disponibles.
Los documentos en la Biblioteca de Control Documental también pueden ser marcados como
Públicos para que todos los usuarios que tengan acceso los puedan consultar y como
Confidenciales o Secretos para que sólo los usuarios con estos privilegios puedan
tener acceso a ellos.
CARACTERISTICAS GENERALES
Control de multiples versiones para cada documento en donde las versiones anteriores
pueden o no estar disponibles según la elección del usuario que lo publica.
Proceso de control para la publicación de los documentos:
a) Carga del documento por el dueño.
b) Autorización del documento por el personal supervisor.
c) Publicación del documento por el dueño.
Organice los documentos por área o por tema para poder encontrarlos fácilmente
en un listado.
Además del mismo documento y el área o tema al que pertenece, la ficha de
información permite clasificarlos y encontrarlos con mayor facilidad y eficiencia.
Buscador por palabras clave tipo google que permite buscar estas palabras en el
contenido de los documentos de texto o en las fichas de los documentos de imágenes digitales.
Soporte de múltiples formatos de documentos electrónicos entre los que
destacan:
de texto: TXT HTML DOC PPT XLS PDF
de imágenes: BMP JPG GIF PNG PSD
y de audio y video: AVI MOV WAV MPG MP3 WMA WMV
Tres Niveles de Privacidad:
a) Documentos Públicos. Para todos los usarios de la biblioteca.
b) Documentos Confidenciales. Sólo para los usarios autorizados.
c) Documentos Secretos. Sólo para el dueño del documento.
Codificación de todos los documentos el la Biblioteca de Control Documental
para preservar la seguridad y la privacidad de la información contenida en ellos.
MODULOS DEL SISTEMA BIBLIOTECA DE CONTROL DOCUMENTAL
Catálogos: Temas o Departamentos, Gavetas o Areas.
Administración: Subir Documentos, Autorizar Documentos, Publicar Documentos.
Consultas: Biblioteca (consulta por temas), Búsquedas (consulta de los documentos que resulten de la
búsqueda por palabras clave).
